Qui trình bảo trì & Sửa chữa máy photocopy – máy in

1/ Kiểm Tra Tình Trạng Máy Hiện Tại :

• Thông báo cho Khách hàng biết lý do về sự có mặt của mình.
• Thăm hỏi khách hàng về tình trạng hoạt động máy trong thời gian vừa qua. (Tốt nhất là gặp người trực tiếp quản lý máy đó, trừ khi họ vắng mới hỏi người sử dụng khác). Ghi nhận ngay thông tin khách hàng vừa mới cho biết (nếu có).
• Chụp(copy) hoặc in thử 1 bản để đánh giá tình trạng máy; Nếu máy có vấn đề thì phải thông báo ngay cho người quản lý máy hoặc Ban lãnh đạo phòng ban đó nắm được tình trạng máy ngay thời điểm đó và phải giải thích ngay cho khách hàng về sự cố trên. (Nếu bản chụp bình thường thì bắt đầu tiến hành bảo trì máy hoặc hỏi K/H sự cố máy đang bị)

2/ Tiến Hành Đúng Qui Trình: (Lưu ý : Trải tờ báo trước khi thực hiện )

  2a/ Bảo trì máy như sau:

• Vệ sinh hệ thống lấy hình (Around Drum), đồng thời kiểm tra chất lượng vật tư. (Đổ mực thải nếu có).
• Trống, gạt, hộp từ hoặc PCU Unit các “ Sensor”. Sau đó lắp đặt lại.
• Vệ sinh bộ phận sấy mực (Fusing Unit)
• Kiểm tra và vệ sinh : Ru lô sấy, Ru lô ép, các đầu cò tách giấy, lò xo…vv. Sau đó lắp đặt lại.
• Vệ sinh hệ thống nạp giấy bản gốc :
• Vệ sinh bộ bánh xe nạp giấy. (Nếu có DF)
• Mở gương nạp bản gốc để làm vệ sinh sạch bụi “Buồng quét ảnh”. (Nếu thấy dơ), sau đó lắp gương lại.
• Chùi mặt gương nạp bản gốc; Chùi sạch bề mặt “Transport Belt” hoặc “Platen cover sheet” (Nếu không có DF)
• Vệ sinh hệ thống nạp giấy bản sao chụp :
• Vệ sinh bộ bánh xe nạp giấy.
• Vệ sinh làm sạch bụi trong khay chứa giấy.
• Vệ sinh bộ bánh xe nạp giấy khay tay; Vệ sinh khay tay.
• Vệ sinh toàn bộ vỏ máy.
• Cân chỉnh lại máy đến khi bản chụp đạt chất lượng. (Giữ lại 2 bản : 01 bản giao khách hàng; 01 bản kẹp chung vào phiếu công tác để chứng minh kết quả công việc)
• Kiểm tra kỹ lại lần cuối trước khi bàn giao : vị trí khổ giấy các khay giấy, dụng cụ trong quá trình bảo dưỡng, ốc vít trong quá trình tháo ráp…..vv

  2b/ Sửa chữa máy như sau:

       Kiểm tra & xác định nguyên nhân lỗi phát sinh từ máy photo, máy in.

• Kiểm tra tuổi thọ linh kiện bị lỗi.
• Vệ sinh bộ phận bị lỗi, cân chỉnh để máy hoạt động tiếp.
• Khắc phục lỗi tạm (nếu đã hết tuổi thọ) & đề nghị người phụ trách máy thay thế linh kiện để không bị gián đoạn công việc.
• Một số lỗi thường gặp như:

              + Sọc gạt, sọc drum, sọc trục sấy…

              + Gương dơ, báo lỗi nhiệt độ..

              + Kẹt giấy, bản chụp đen… 

• Sau khi đã xử xong tiến hành vệ sinh toàn bộ vỏ máy.
• Cân chỉnh lại máy. (Giữ lại 2 bản : 01 bản giao khách hàng; 01 bản kẹp chung vào phiếu công tác)
• Kiểm tra kỹ lại lần cuối chất lượng bản chụp trước khi bàn giao.

3/ Bàn Giao Và Nghiệm Thu : Thu dọn hiện trường : Gom lại và cho vào thùng rác chất thải trong quá trình bảo dưỡng; Làm sạch sẽ khu vực vừa mới trải báo bày ra.

• Ghi nhận đầy đủ thông tin vào phiếu công tác; Ghi nhận rõ để thông báo tới khách hàng về tình trạng máy trong “Tương lai gần”, giải thích rõ cho khách hàng hiểu. (Như vật tư sắp hết tuổi thọ, hoặc một số đề xuất nếu có như chất lượng giấy, độ ẩm môi trường đặt máy, nguồn điện, sử dụng kim gút trong quá trình sap chụp, tình trạng có nhiều chuột, ….vv). Trong trường hợp cấp thiết và quan trọng đề xuất với LĐ phòng : “Làm văn bản gởi đến khách hàng”.
• Ký nhận bàn giao và nghiệm thu giữa KTV và khách hàng vào phiếu công tác. Trong trường hợp có đề xuất thì phải yêu cầu khách hàng ký thêm vào ngay sau dòng đề xuất. (Để tránh tình trạng khách hàng hiểu lầm là không thông báo cho họ biết, mà việc đề xuất ghi trong phiếu công tác là do KTV ghi thêm vào sau đó).

Cám ơn và chào khách hàng ra về. Nhớ không quên câu nói : “Bất cứ lúc nào Quí khách có yêu cầu xin vui lòng gọi ngay cho chúng tôi theo số ĐT: 08.1313.0888”.